Jednací řád
Jednací řád
Spolku Pro Komořany
Se sídlem Na Komořsku 1322/7
3 Zásady pro interní jednání v rámci spolku
2. Emailová interní korespondence
4 Zásady pro jednání mimo spolek
2. Veřejné projevy a sdělení do médií
4. Emailová externí korespondence
Příloha 1 – Vzor zápisu ze schůze
Příloha č.2 – Vzor úředního dopisu podle ČSN 01 6910
Příloha č. 4 - Vzor záznamu z jednání
Příloha č. 5 - Vzor zápisu z jednání
1 Preambule
Spolek pracuje efektivně, když je současně podněcována a udržována motivace všech členů a jsou vytvořena jasná pravidla a řád.
Zdroj: Blake – McCanse: Kniha Vedení a moc, Open university Business school 1996
Cílem tohoto jednacího řádu je vytvořit určitý řád, který by zabránil chaosu
a současně nebránil motivaci a iniciativě jednotlivých členů.
Vzhledem k dobrovolnosti práce ve spolku si neklademe za cíl vytvoření efektivního týmu, ale vytvořit „Zlatý střed“.
2 Hierarchie dokumentů
Stanovy
Jsou nejvyšším dokumentem Spolku Pro Komořany (dále jen „Spolek“). V případě rozporu stanov s občanským zákoníkem platí ustanovení občanského zákoníku.
V rámci stanov spolek realizuje své poslání, vizi, strategii i cíle.
|
|
|
 |
Úkoly
Poslání
Odpověď na otázku „Proč to děláme?“
„Chceme sledovat společný zájem občanů, investorů, veřejné správy a urbanistů pro vytvoření atraktivního, účelného a klidného prostoru pro bydlení, komunitní život, nerušící výrobu a odpočinek, odpovídající současným i budoucím potřebám.“
Vize
Co chceme v horizontu 5-10 let udělat?
Vize jsou dlouhodobé a koriguje je členská schůze
Strategie
Jak to chceme udělat?
Strategie se vytváří na několik let dopředu a je schvalována členskou schůzí.
Plnění strategie kontroluje výroční členská schůze.
Cíle
Co uděláme v příštím roce:
Cíle vycházejí z vize a strategie a musí být splňovat kritéria SMART[1]
Cíle jsou stanovovány na 1 rok a jsou schvalovány členskou schůzí.
Úkoly
Úkoly vyplývají z cílů, jsou krátkodobé a musí splňovat kriteria SMART.
Úkol musí mít svého nositele a plánovaný termín splnění.
Úkoly zadává svým členům výbor, jsou registrovány v zápise ze schůze výboru a jejich plnění je kontrolováno na další schůzi.
Pakliže nositel nemůže úkol nebo termín splnit, informuje včas předsedu nebo místopředsedy, aby mohli najít jiné řešení.
3 Zásady pro interní jednání v rámci spolku
1. Schůze
a. Hlasování
Na začátku hlasování je nutné odhlasovat, zda se bude hlasovat aklamací (zvednutím ruky) nebo bude hlasování tajné. O způsobu hlasování rozhodně nadpoloviční většina.
b. Kultura jednání
| Problém | Řešení |
| Nejasné nebo nesprávné cíle | Od samého počátku musí být známy výstupy, které se od schůze očekávají. Každý by měl vědět, proč se tam schází, o čem se asi bude diskutovat a čeho by se mělo dosáhnout |
| Nedostatečná příprava | Minimální příprava by měla spočívat v pročtení zápisu z předcházející schůze a přednesení programu zahajovací schůze. Ještě předtím byste si však měli přečíst podklady nebo promyslet témata na danou schůzi, o která máte zájem a k nimž asi budete diskutovat. To však znamená povinnost pro organizátory: kromě včasné zprávy o konání schůze byste měli v dostatečném předstihu obdržet program, podklady a veškerý doplňující materiál. |
| Nedodržování stanoveného času | Schůze by měly začínat včas a také čas ukončení by měl být uveden v programu nebo odsouhlasen na začátku schůze |
| Příliš mnoho účastníků | Pokud se schůze účastní příliš mnoho lidí, stálo by zřejmě mnoho času, aby byly všechny názory vyslechnuty. |
| Nedostatky v programu | Před začátkem formální schůze je nutno rozeslat program. Lidé se připraví na diskusi a tím vyloučí irelevantní nebo periferní problémy. |
| Nedostatky v zápisu ze schůze | Není vždy nutné pořídit formální zápis, ale měli byste rozeslat alespoň poznámky (teze) jako potvrzení o přijatých rozhodnutích a vyžadované činnosti. Všechny schůze by měly končit dohodou o dalším postupu. V ideálním případě by měly být všechny úkoly uloženy konkrétním lidem nebo skupinám a dohodnout způsob a termín podání informace o splnění. |
| Nedostatky v postupu | Schůze by měly začínat přečtením zápisu nebo poznámek z předcházející schůze, aby všichni zúčastnění znali stav plnění úkolů. Mělo by se tak stát na začátku schůze a měl by se o tom pořídit zápis. |
| Neopodstatněná přítomnost | Pokud nemusíte na nějakou schůzi jít, protože vaše přítomnost není nevyhnutelná – nechoďte tam, ale přesvědčte se, zda předsedající jsou o tom dopředu informováni. |
| Špatná taktika | Lidé neprosazují vždy své názory jasně nebo ve správné chvíli nebo nezvolí správný přístup. |
| Špatná komunikace | Neefektivní komunikace obsahuje dlouhé, nesouvislé projevy, fakticky nesprávná nebo nepodložená tvrzení, zbytečné a zbytečně opakované otázky a nesrozumitelné řeči. Předsedající by měl -pokud je to možné – řídit schůzi tak, aby komunikace byla efektivní, např. zavedením časového limitu pro řečníky nebo omezením počtu otázek. |
| Skákání do řeči | Předsedající by měl zabrání ve skákání do řeči a napomenout skákajícího. |
| Nedostatek sebedůvěry | Někteří lidé mají hrůzu z toho, že musí na schůzi mluvit, ale zkušený předsedající jim může pomoci. Pochvala pomáhá zvyšovat sebedůvěru. Např. můžete poznamenat: „To byl velmi hodnotný příspěvek pana X a my bychom se měli postarat, aby nezapadl“ nebo: „jsem rád, že jste se o tom zmínil – je to velmi důležité“. Pokud si sám nedůvěřujete, přesvědčte se, že máte po ruce všechna fakta a poznámky, na jejichž základě budete hovořit a hovořte jasně. |
| Nedodržení postupů | Některé schůze jsou velmi formální a mohou mít písemně formulovaný „jednací řád“ nebo pravidla pro vedení schůze. Účastníci by mohli uplatňovat právo přerušit řečníka v případě, že nejsou tato pravidla dodržována. |
Zdroj: Kniha Komunikace, Open University Business school 1999
2. Emailová interní korespondence
E-maily by se měly posílat pouze na adresy, které členové uvedou jako adresy pro komunikaci spolku.
V kolonce „Předmět“ uvádět vždy aktuální téma, aby bylo možno e-maily archivovat a rychle se v nich vyznat.
Posílat pouze na ty osoby, jichž se daná věc týká
Nepoužívat skryté kopie, aby se interní informace nešířily nekontrolovatelně.
4 Zásady pro jednání mimo spolek
1. Osobní jednání
Při jednáních mimo spolek se od nás očekává, že budeme hrát roli reprezentanta spolku. Proto nemohu prezentovat svoje osobní názory, ale názory, na kterých se shodne výbor anebo alespoň dva statutární zástupci.
Je-li to možné, na jednání chodí alespoň dva členové výboru společně.
Každé jednání musí být předem připraveno a promyšleno. Příprava by měla mít písemnou formu, kterou odsouhlasí další člen výboru.
Termín
Místo
Účastníci
Důvod / Téma jednání
Cíle jednání (měly by splňovat kritéria SMART
Nutné podklady
Je výhodné přípravu zpracovávat již ve formuláři Záznam z jednání nebo Zápis z jednání.
Písemnou žádost o schůzku s uvedením důvodu jednání, termínu a místa zaslat alespoň týden předem.
Den před schůzkou telefonicky ověřit, zda schůzka platí.
Jednající zpracuje záznam z jednání – viz příloha č. 4 a nechá ověřit druhým jednajícím za spolek.
V případě, že při jednání dojde k nějakým dohodám, měl by se sepsat zápis z jednání a ten by na místě měly podepsat obě strany – viz příloha č. 5
Záznamy a zápisy se mohou zveřejnit pouze se souhlasem všech zúčastněných.
Všechny záznamy a zápisy z jednání jsou archivovány u předsedy spolku.
2. Veřejné projevy a sdělení do médií
Při veřejných projevech se od nás očekává, že budeme hrát roli reprezentanta spolku. Proto nemohu prezentovat svoje osobní názory, ale názory, na kterých se shodne výbor.
Každé jednání musí být předem připraveno a promyšleno. Příprava by měla mít písemnou formu, kterou odsouhlasí výbor.
Od novinářů vždy požadujte autorizaci, aby nedošlo k dezinterpretaci výroků.
3. Dopisová korespondence
Korespondence by měla odpovídat ČSN 01 6910 – viz příloha 2
Každý dopis bude podepsán jedním statutářem + libovolným členem výboru
4. Emailová externí korespondence
Sdělení začíná zdvořilostním oslovením (někdy pozdravem nebo neformálním oslovením).
Úprava textového sloupce je stejná jako ve všech obchodních a úředních dopisech.
Nepoužívá se automatické dělení slov.Obsahem bývají kratší sdělení, někdy též dotazy, upomínky apod.
Zakončení zprávy zaslané e-mailem obsahuje pozdrav, (titul), jméno, příjmení a funkci odesílatele, název a adresu odesílající instituce a údaje o spojení s odesílatelem (číslo telefonu, faxu, e-mailovou a/nebo internetovou adresu).
5. WEB
Používat výhradně k prezentaci spolku.
Text a forma prezentovaných sdělení podléhá schválení výborem.
Nedopustit, aby se na Webu objevovala reklama politických stran
6. Facebook
Dodržovat věcnost, v případě kritiky je nutné kritizovat věcně a opírat se o fakta
Dodržovat zásady slušnosti
Snažit se o pozitivní příspěvky
7. Vizitky
Vizitkami se za spolek mohou prokazovat pouze statutární zástupci.
Vzhled vizitek musí odpovídat vzoru dle přílohy č. 3
Příloha 1 – Vzor zápisu ze schůze
Příloha č.2 – Vzor úředního dopisu podle ČSN 01 6910
Příloha č. 3 – Vzor vizitky
Příloha č. 4 - Vzor záznamu z jednání
Příloha č. 5 - Vzor zápisu z jednání
[1] SMART: Specific – konkrétní, jasně definovaný předmět
Measurable = měřitelný
Achievable = dosažitelný
Realistic – realistický
Time-bound – ohraničený v čase